Các tip lên kế hoạch làm việc hiệu quả

Kỹ năng lập kế hoạch làm việc quyết định sự thành công trong sự nghiệp của mỗi người. Biết cách gạch đầu dòng các mục tiêu, định hướng cá nhân vừa giúp chúng ta quản lý bản thân hiệu quả, vừa tối ưu hoá và tiết kiệm thời gian để nâng cao hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, kỹ năng lập kế hoạch cũng làm một trong số các kỹ năng cốt lõi trong chương trình đào tạo nhà lãnh đạo tiềm năng của rất nhiều doanh nghiệp.

#Tip 1: Sử dụng phương pháp Bullet Journal lên kế hoạch làm việc

Bullet Journal là phương pháp lên kế hoạch hoà hợp giữa tính sáng tạo và kỹ năng lập kế hoạch với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Bullet Journal phù hợp với mọi lứa tuổi bởi sự thân thiện và phong cách tự do mà mỗi người tạo nên cho bản kế hoạch của chính mình.

​

Dụng cụ chính để có được những bản kế hoạch hoàn hảo cùng Bullet Journal là sổ và bút viết. Bằng phương pháp kết nối bản thân với các thông điệp cho chính mình đặt ra, Bullet Journal vừa là công cụ định hướng, nhắc nhở và ghi nhớ hiệu quả công việc.

Thói quen lên kế hoạch cùng Bullet Journal nên được bắt đầu với các kế hoạch ngắn hạn. Mở rộng ra với các kế hoạch dài hạn và deadline cụ thể cho từng hạng mục. Bên cạnh đó, người sử dụng Bullet Journal có thể sáng tạo sổ tay cá nhân cùng sticker và các dụng cụ trang trí khác rất dễ dàng và tuân theo chuẩn mực của mỗi người.

#Tip 2: Phương pháp 18 phút mỗi ngày khi lập kế hoạch làm việc

Kế hoạch xuyên suốt trong hành trình làm việc và định hướng bản thân của mỗi người. Đó là lý do lập kế hoạch không mang tính chất chất thời hay gói gọn trong bất kỳ khoảng thời gian cố định nào.

Để phân bổ chiến lược lập kế hoạch hoàn hảo, chúng ta có thể làm theo phương pháp 18 phút mỗi ngày, với 5 phút lập kế hoạch trong ngày, 1 phút mỗi giờ để tối ưu hoá khoảng thời gian làm việc hành chính và 5 phút “nhìn lại” kế hoạch cho chính mình đặt ra. Nghĩa là mỗi người sẽ sử dụng thời gian linh hoạt hơn để biến mọi mục tiêu đi đúng hướng bằng cách thiết lập điểm bắt đầu, theo sát tiến độ và đánh giá chất lượng công việc.

#Tip 3: Thức dậy sớm và lên kế hoạch làm việc vào buổi sáng

Lập kế hoạch vào buổi sáng có lẽ không phải thói quen dễ thực hiện. Tuy nhiên, việc định hướng và tổ chức mọi đầu việc vào thời điểm đầu tiên trong ngày thực sự đem lại hiệu quả.

Đây là khoảng thời gian chúng ta suy nghĩ về mục tiêu trong ngày, tổng hợp lại deadline và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Bên cạnh đó, thói quen này giúp chúng ta nhắc nhở bản thân về thói quen lập kế hoạch, tối ưu hoá thời gian trong ngày để đạt hiệu suất cao nhất trong công việc. Và, một tách cà phê có thể sẽ giúp chúng ta tỉnh táo suy nghĩ về mọi thứ trong ngày hơn nhiều đấy nhé!

#Tip 4: Luôn có phương án dự phòng cho mọi tình huống

Lập kế hoạch không thể chỉ đi theo một hướng nhất định. Chúng ta cần lên rất nhiều phương án dự phòng cho mỗi tình huống, đầu việc diễn ra trong ngày. Điều này giúp chúng ta chủ động trước các điều kiện bất lợi. Bên cạnh đó, thói quen này giúp mở rộng tư duy và suy nghĩ tích cực theo nhiều hướng khác nhau. Cải thiện kỹ năng giao tiếp và xử lý vấn đề cũng là yếu tố khiến tip lập kế hoạch này trở nên vô cùng hiệu quả.

#Tip 5: Sử dụng sơ đồ và keywords khi lên kế hoạch làm việc

Thói quen lập kế hoạch giúp bộ não tư duy có hệ thống. Vì thế, càng nhiều keyword được sử dụng càng giúp quá trình lên kế hoạch trở nên hiệu quả. Điều này giúp chúng ta kết nối các lĩnh vực và vấn đề với nhau, nắm bắt điểm mấu chốt và triển khai ý tưởng nhờ vào từ khóa cụ thể.

​

Sử dụng một vài phần mềm tạo biểu đồ Flowchart, công cụ Drive,… để thuận tiện cho việc lưu trữ và chia sẻ thông tin. Bên cạnh đó, áp dụng tiện ích công nghệ cũng giảm thiểu thời gian xử lý quy trình lập kế hoạch. Nếu không thích sử dụng bút viết và sổ ghi, chúng ta có thể sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

#Tip 6: Chia nhỏ đầu việc, giảm thiểu tình trạng căng thẳng

Mục đích thiết lập kế hoạch là xác định mục tiêu và hướng đi cho các đầu việc. Vì thế, đây là cơ hội để chúng ta tổ chức lại khối lượng công việc, sắp xếp và chia nhỏ chúng để tránh chồng chéo deadline. Sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên và tạo thói quen hoàn thiện đầu việc theo deadline đã được đặt ra là cách tốt nhất để lập kế hoạch dài hạn.

#Tip 7: Học cái từ chối lời mời

Hãy từ chối những lời mời không cần thiết làm xáo trộn kế hoạch. Điều này giảm thiểu nguy cơ “chạy deadline” vì lãng phí thời gian không cần thiết. Nhờ có bản kế hoạch cụ thể, chúng ta sẽ chịu trách nhiệm với mọi đầu việc đã được đặt ra. Đó là lý do các buổi gặp gỡ không nên xuất hiện trong lịch trình được thiết lập. Thay vì dành thời gian chạy theo kế hoạch, chúng ta nên đặt ra khoảng thời gian thích hợp cho giải trí, gặp gỡ và thư giãn trong ngày.

#Tip 8: Đặt mục tiêu cho mỗi bản kế hoạch

Mục tiêu là các ý tưởng lớn, đích đến trong bản kế hoạch cá nhân. Nó giúp chúng ta đi đúng hướng, mặc dù các rủi ro xảy ra có thể khiến các phương án đi lệch khỏi quỹ đạo. Nói tóm lại, bằng bất kỳ cách nào, chúng ta đều phải cố gắng đưa mọi nỗ lực đi đến vạch đích là mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn đã đề ra. Ví dụ, để thực hiện kế hoạch du lịch vào tháng 4 thì chúng ta cần thiết lập các đầu việc và hoàn thiện khoảng giữa tháng 3. Khoảng thời gian còn lại dành để giải quyết các vấn đề phát sinh, tránh lỡ deadline.

#Tip 9: Làm việc nhóm và lên kế hoạch deadline

​

Làm việc nhóm thúc đẩy kết quả của các bản kế hoạch. Dưới áp lực và trách nhiệm cộng đồng, chúng ta có xu hướng nỗ lực và cố gắng hoàn thành mục tiêu tốt hơn. Bên cạnh đó, sự hỗ trợ từ mọi người cùng nhóm cũng giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Tương tác nhiều hơn giúp mọi dự định diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

#Tip 10: Sử dụng thời gian trước khi đi ngủ một cách hiệu quả

Hãy suy nghĩ về công việc trước khi đi ngủ thay vì lướt bất kỳ nền tảng mạng xã hội nào. Thay đổi thói quen tư duy bằng cách này vừa giúp cải thiện sức khỏe, vừa tiết kiệm thời gian lên kế hoạch cho buổi sáng hôm sau.

Dành khoảng 5 phút để nghĩ đến mọi gạch đầu dòng của công việc. Tổng hợp chúng lại trong tâm trí để nuôi dưỡng các ý tưởng một cách tự nhiên. Bản kế hoạch bắt đầu vào sáng hôm sau sẽ trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.

10 tips lên kế hoạch giúp chúng ta thay đổi tư duy và phong cách sống. Thực hiện mọi việc theo quy trình giúp hạn chế cảm giác căng thẳng, cải thiện hiệu suất công việc. Quan trọng nhất là chúng ta có thể cân bằng mọi yếu tố trong cuộc sống, bao gồm cả thói quen dành thời gian chăm sóc chính bản thân mình!

-------------------

-------------------​